Check-list ZATCA phase 2 : de la notification au démarrage
La ZATCA vous annonce votre date d’intégration au moins six mois à l’avance. Voici la check-list que nous utilisons pour passer de cet e-mail à des factures validées sans erreur, étape par étape.
En bref
En phase 2, chaque facture est produite en XML, scellée avec le certificat de votre appareil, chaînée à la précédente par son empreinte et envoyée à Fatoora : les factures standard (B2B) pour validation avant partage, les simplifiées (B2C) pour déclaration sous 24 heures. L’essentiel du travail porte sur les données, les tests et les points de facturation hors du système principal.
Mois 1 et 2 : préparer
- 1. Confirmez votre vague et son échéance dans votre compte Fatoora (et avec l’outil de vague)
- 2. Listez chaque point de facturation : ERP, caisses, devis CRM, agences, e-commerce, factures manuelles
- 3. Décidez : mettre à niveau chaque système ou tout faire passer par une solution conforme
- 4. Choisissez un prestataire et convenez de qui traite les rejets après le démarrage
- 5. Nettoyez les données : numéros de TVA et adresses des acheteurs (numéro de bâtiment, code postal), catégories de TVA et motifs d’exonération
Mois 3 et 4 : construire et tester
- 6. Générez le XML au format ZATCA pour factures, avoirs et notes de débit, en arabe
- 7. Mettez en place le cachet, la chaîne d’empreintes, le compteur et le QR code
- 8. Testez chaque type de facture dans la sandbox jusqu’à zéro erreur, et corrigez les avertissements possibles
- 9. Prévoyez l’indisponibilité de Fatoora : file d’attente et renvoi, jamais de second numéro
Mois 5 et 6 : démarrer
- 10. Enregistrez chaque unité (EGS) dans Fatoora avec un code OTP et conservez son certificat de production en lieu sûr
- 11. Démarrez quelques semaines avant l’échéance, avec une seule unité d’abord
- 12. Suivez rejets et avertissements chaque jour le premier mois, et formez l’équipe aux avoirs plutôt qu’aux modifications
Les erreurs que nous voyons
- Oublier la caisse d’une agence ou une équipe qui facture depuis un tableur
- Envoyer une facture standard à l’acheteur avant sa validation
- Perdre le certificat ou la dernière empreinte en changeant de serveur
- Modifier une facture au lieu d’émettre un avoir
Outils gratuits sur le sujet
Sources
Les règles changent. Vérifiez le texte officiel, ou demandez à votre comptable ou avocat, avant de vous fier à un chiffre.
La facturation électronique dans votre CRM ou ERP
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