Passer d’Excel à un CRM : le plan étape par étape
La plupart des projets CRM commencent par un dossier de tableurs : un par commercial, chacun avec ses colonnes. Voici comment reprendre ces données proprement pour que l’équipe ait confiance dans le CRM dès le premier jour.
En bref
Rassemblez tous les fichiers, adoptez un jeu de colonnes unique, nettoyez numéros et noms, supprimez les doublons, faites correspondre les colonnes aux champs, importez un lot de test, faites-le vérifier par les propriétaires, puis importez le reste et abandonnez les tableurs à une date fixée.
Les étapes
- 1. Rassembler : chaque tableur, export et liste de contacts, avec son propriétaire
- 2. Choisir quoi reprendre : clients actifs et affaires ouvertes toujours ; anciens prospects à partir d’une date
- 3. Adopter un modèle : les colonnes du CRM, avec des valeurs fixes pour étape, source et statut
- 4. Nettoyer : numéros au format international (+971, +966, +20), noms sans espaces superflus, e-mails valides
- 5. Dédoublonner : par téléphone d’abord, puis e-mail, puis nom et société
- 6. Faire correspondre : chaque colonne à un champ ; notes et historique en activités, avec leurs dates
- 7. Tester : importer 50 à 100 lignes et les faire vérifier par leurs propriétaires
- 8. Importer le reste, attribuer les propriétaires et passer les anciens fichiers en lecture seule
- 9. Démarrer à date fixe, avec un contrôle quotidien rapide les deux premières semaines
Les données en arabe demandent du soin
- Gardez les noms dans leur langue d’origine ; ajoutez un second champ pour l’autre langue si besoin
- Normalisez les lettres arabes pour la recherche (par exemple أ, إ et ا) sans modifier la donnée stockée
- Convertissez les chiffres arabes orientaux des téléphones et identifiants en chiffres latins
- Enregistrez le fichier en UTF-8 avant l’import, sinon l’arabe devient des points d’interrogation
Les pièges à éviter
- Tout importer « au cas où » : des données anciennes et fausses discréditent le CRM
- Étapes et sources en texte libre : les rapports cassent quand « Bayut », « bayut.com » et « BAYUT » font trois sources
- Laisser chacun garder son tableur « pour l’instant » : avec deux systèmes, personne ne fait confiance à aucun
- Oublier les propriétaires : chaque fiche doit avoir un responsable, sinon les relances se perdent
Vous hésitez entre plusieurs CRM ?
Envoyez-nous votre cahier des charges. Nous vous dirons franchement si un CRM du marché suffit ou si un CRM sur mesure en vaut la peine.